Utiliser un modèle de bail à jour et conforme à la législation est essentiel mais pas suffisant : depuis la loi du 21 décembre 2013, il existe des règles d’identification du bailleur et du locataire qui doivent impérativement être respectées, sous peine de se voir refuser l’enregistrement du bail.
L’identification des personnes physiques dans un contrat de bail
Le contrat de bail écrit sous seing privé doit contenir, pour les personnes physiques :
- leur nom,
- leurs deux premiers prénoms,
- leur domicile,
- leur date de naissance,
- leur lieu de naissance.
Le cas du bail authentique, c’est-à-dire dressé par un acte notarié, présente une exception : il doit comprendre l’ensemble des prénoms des personnes physiques (et pas seulement les deux premiers) et également le numéro de registre de national (ou de registre national bis).
L’identification des personnes morales dans un contrat de bail
Le contrat de bail écrit sous seing privé doit contenir, pour les personnes morales :
- leur dénomination sociale,
- leur numéro d'entreprise (Banque-Carrefour des Entreprises) :
- Si l’entreprise n’en dispose pas, il est remplacé par le siège social.
- Si l’entreprise n’en dispose pas encore, elle le certifie dans l'acte ou dans une déclaration complétive signée au pied du contrat.
Les sanctions en cas de mauvaise identification des parties dans un contrat de bail
L’article 1714 du code civil prévoit que le locataire ou le bailleur qui ne respecte pas son obligation d'identification «supporte toutes les conséquences de l'absence d'enregistrement du bail».
Pour rappel, l’absence d’enregistrement du contrat de bail pénalise respectivement le bailleur et le locataire de la manière suivante.
Inconvénients pour le bailleur
- Dans le cadre d’un bail de résidence principale, le locataire peut quitter le bien sans pré-avis et sans indemnité.
- Dans le cas d’un bail mixte, l’absence d’enregistrement entraine l’imposition de l’ensemble des revenus locatifs sur les revenus locatifs nets.
Inconvénient pour le locataire
- En cas de vente de l'immeuble, le locataire ne bénéficie d’aucune protection légale contre l'expulsion par le nouveau propriétaire.
Par ailleurs, la loi du 21 décembre 2013 précise que l’enregistrement des baux notariés est subordonné à la mention du numéro d’identification ou du numéro d’entreprise. Ainsi, le bureau d’enregistrement refusera purement et simplement l’enregistrement des baux notariés qui ne respectent pas ces règles d’identification.
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